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首頁 > 郵件處理(公文時限及人民陳情)規則
國家教育研究院公文時效管制實施要點

國家教育研究院公文時效管制實施要點


中華民國100年3月30日

一、為有效管制公文時效,以提升公文效率與品質,特訂定本要點。
二、依據:行政院秘書處所頒之「文書處理手冊」。
三、權責劃分:
(一)公文承辦單位:
1、承辦人:
(1)經辦公文,應依規定限期辦結。
(2)對陳核或送會逾時公文應隨時提醒催辦。
(3)必須展期時,報請權責主管核准,但累積展期超過一個月以上時,應陳報首長核准。
2、權責主管:
(1)掌握查催每一成員之公文作業時效。
(2)核判一個月內之展期案件。
(3)對有關公文時效的優劣案件建議獎懲。
(二)公文時效管制單位:
1、 檢查各單位公文管制情形,對逾期限公文,辦理稽催。
2、 管制登記公文處理流程及使用時間。
3、 綜合統計分析公文管制成果,並逐月提出報告。
4、 對有關公文時效的優劣單位或個人提出獎懲建議。
四、公文時限管制:
(一)一般公文:最速件為一日,速件為三日,普通件為六日。
(二)限期公文:
1、 來文或依其他規定訂有期限之公文,依其規定期限辦理。
2、 來文訂有期限之公文,如收文時已逾所訂之期限者,該文得以普通件處理時限辦理。
3、 變更來文所訂期限者,需聯繫來文機關確認。
(三)人民陳情案:三十日。
(四)涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且需三十日以上方可辦結之複雜案件,得申請為專案管制案件;其作業方式:
1、 需於公文處理時限屆期前依規定提出申請。
2、 由承辦人敘明專案名稱與申請理由,並訂定作業時程及預定完成時間,簽請首長核准,並送管制單位備查。
3、 承辦人員應定期提報執行情形至結案為止。
4、 專案管制案件,如超過預定完成時間,仍應申請展期。
5、 立法委員質詢案件、人民陳情案、訴願案件、人民申請案件等已具專案性質,均不另列「專案管制案」。
五、公文處理時限之計算標準:
(一)答復案件:自收文之次日起至發文日止所需日數扣除例假日,為發文使用日數。
(二)彙辦案件:自所彙辦公文最後一件收文之次日起至發文日止所需日數扣除例假日,為其第一件來文發文所需日數,其餘彙辦公文於全案辦結時,以存查公文計算。
(三)併案案件:自首件收文日起至發文日止所需日數扣除例假日,為發文使用日數,其餘併案公文於全案辦結時,以存查公文計算。
(四)創稿案件
1、 交辦案件:自交辦日起至發文日止所需日數扣除例假日,為發文使用日數。
2、 先簽後稿案件:自首次簽辦之日起至發文日止所需日數扣除例假日,為發文使用日數。
3、 直接辦稿案件:自辦稿日起至發文日止所需日數扣除例假日,為發文使用日數。
(五)專案管制案件、人民陳情案件
1、以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。在規定時限內辦結列為「依限辦結」,超過規定時限辦結者列為「逾限辦結」。
2、人民陳情案件因需等待其他機關資料或因適用法令疑義而層轉核釋者,自其層轉日起至函復、釋復之日止,所經過時間得予扣除。
六、展期申請:
(一) 案件經詳細檢討,預計不能於規定時間內辦結時,承辦人應於屆滿期限前,報請權責主管核准展期。
(二) 展期累積時間超過一個月以上者,應陳報首長核准。
(三) 來文訂有答覆期限,因展期不能按期辦結時,承辦人應先協調通知來文機關。
(四) 展期必須確屬需要,權責主管應確實審核或提示處理原則,儘量避免展期。
七、公文檢核
(一) 有以下情事者,由各單位主管簽報獎勵。
1、 公文處理數量、速度、品質、內容難易程度等方面有優良表現人員。
2、 公文登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實者。
3、 文書流程管理制度之革新及改進建議,經採行確有績效者。
(二) 有以下情事者,由單位主管、公文管制單位或其他相關單位簽報核處。
1、 無故積壓公文情形嚴重者。
2、 損毀、棄置、遺失公文者。
3、 無故拒收公文或對承辦案件延不簽收逾二日者。
4、 逾期案件經書面稽催後,仍未積極辦理者。
5、 逾期案件經書面稽催後,無送交核批或核批後未交回公文管制單位者。
6、 應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。
7、 逕收來文或交辦案應登記而未送交文書人員登記者。
8、 對公文登記及查催資料做不實之登錄或未經權責主管核准擅改記錄者。
9、 延誤公文時效,情節重大者。
八、本要點奉院務會報通過並簽奉首長同意後發布實施,修正時亦同。

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