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國家教育研究院檔案申請應用閱覽須知

國家教育研究院檔案申請應用閱覽須知

中華民國100年12月22日教研秘字第10000010166A號令發布

中華民國105年5月17日教研秘字第1051800438A號令修正

(國家發展委員會檔案管理局105年3月10日檔應字第1050000836號函核備)

一、國家教育研究院(以下簡稱本院)為提供民眾申請應用本院檔案,並配合本院檔案申請應用作業要點,特訂定本須知。

二、申請應用檔案,應詳閱本須知,並至機關檔案目錄查詢網(https://near.archives.gov.tw/),查詢檔案名稱及檔號後,依作業程序詳填申請書(附件一)或以書面載明規定事項,親自持送或書面通訊方式送達本院。

三、申請閱覽、抄錄或複製本院檔案者,應填具「國家教育研究院檔案閱覽抄錄複製申請書」,或以書面載明下列事項:

(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。

(二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任書(附件二);如係法定代理者,應敘明其關係。

(三)申請項目。

(四)檔案名稱或內容要旨。

(五)檔號或收發文字號。

(六)申請目的。

(七)申請日期。

(八)本院之檔案應用,以提供複製品為原則,有使用檔案原件之必要者,載明其事由。

四、本院受理申請閱覽、抄錄或複製檔案,最遲自受理之日起三十日內,以書面通知申請人審核結果。申請應用不合規定程式或資料不全者,經通知申請人補正者,應於七日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請。如有補正資料者,自申請人補正之日起算。

五、申請人應於收受審核結果通知書(附件三)之日起六十日內至本院應用檔案,並預先與檔案管理單位承辦人員聯絡,以資準備;應用檔案時,應出示審核結果通知書及備有本人照片之身分證明文件,至指定處所為之。經檔案管理人員查驗審核結果通知書及身分證明文件或委任書,並於閱覽室使用登記冊,完成登記程序後,始得進入閱覽處所,並於檔案應用簽收單(附件四)確認件數後簽收。

六、申請人進入閱覽處所,除筆記本外,個人物品及背包應置於寄物櫃,並應注意下列事項:

(一)禁止飲食、吸煙、大聲喧嘩。

(二)不得破壞環境整潔。

(三)經檔管人員將檔案交付申請人使用後,申請人於檔案應用簽收 單簽名。

(四)抄寫檔案時以使用鉛筆或可攜式電腦為限。

(五)私人物品請放置於本院設置之上鎖置物櫃中。

(六)未經服務人員允許禁止擅自接用電源;未經申請核准,不得擅自錄影(音) 、攝影。

(七)本院提供之應用器材應妥慎維護,不得破壞,違反者,依法應負損害賠償責任。

(八)如有必要離開閱覽處所者,應將檔案交由服務櫃台保管,應用影像系統者應完成登出作業。

七、申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,不得有下列行為:

(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(二)拆散已裝訂完成之檔案。

(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

八、申請人有前二點所列情形,本院得停止其應用及記錄之,並依有關法令規定處理;若其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。

九、申請應用之檔案,不得攜出指定閱覽處所,並應當日歸還,如未能於當日應用完畢者,檔案管理單位承辦人應先於檔案應用簽收單上註記應用情形後,先辦理還卷並與申請人約定日期,另日再行調閱應用。

十、申請人於檔案應用完畢歸還後,應遵本院檔案應用之收費方式,依國家發展委員會檔案管理局所定檔案閱覽抄錄複製收費標準(附件五)向檔案管理單位繳納費用,其另需提供郵寄服務者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費用新臺幣五十元。檔案管理人員應開立收據併同檔案複製品交予申請人。

十一、本院開放應用檔案時間為星期一至星期五,上午九時至下午五時。不包括例假日及國定假日,有其他特殊原因停止開放時,另行公告週知。

十二、如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者,應於申請時載明,經許可後始得為之。

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