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國家教育研究院檔案檢調作業實施要點

國家教育研究院檔案檢調作業實施要點

中華民國100年12月1日教研秘字第1000009385號函訂定

中華民國105年3月30日教研秘字第1051800346號函修正要點及名稱

(原名稱:國家教育研究院檔卷調閱實施要點)

 (國家發展委員會檔案管理局105年3月10日檔應字第1050000836號函核備)

一、國家教育研究院(以下簡稱本院)為規範機關間及內部同仁調閱檔案作業,提昇檔案管理效能,特訂定本要點。

二、機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後辦理。

三、機關內借調檔案人員限本院編制內員工、約聘僱人員、委外人員(以下簡稱調案人)。

四、借調檔案以與承辦業務有關者為限。

因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,或簽請本機關權責長官核准。

五、檔案借調分影像檔案及原件二種,機密檔案只提供原件調閱,不提供影像調閱。

六、影像調閱權限管理依下列原則辦理:

(一)承辦人可調閱自己承辦公文,及移交人員公文。

(二)單位主管可調閱該單位全部公文。

(三)主任秘書以上主管可調閱本院全部公文。

(四)各單位調閱權限分承辦人權限、單位主管級權限、主任秘書以上主管級權限。

(五)因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,或簽請本機關權責長官核准。

(六)電子影像檔案或電子公文檔案之調閱,得採線上方式處理。

前項線上調閱方式,應設定使用權限,並保留調閱紀錄。

七、借調檔案應由調案人填寫檔案調案單,為增進時效及節能減紙,可一單多筆。

八、調案單由調案人填寫姓名及單位、檔號或文號、案名或案由、調案日期等。

九、機關內部原件檔案現場調閱,依下列方式辦理:

(一)調閱檔案應於上班時間內為之,調案人或其指派人應佩帶識別證。

(二)檔案調閱限於本院檔案開放應用專區行之。

(三)檔案庫房非經檔管人員同意,不得任意進出。

十、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。

十一、檔案管理單位對歸還之檔案,發現有本要點第十點所列破壞或變更檔案內容等情事者,除調案單不予退還外,一般檔案依情節輕重簽報主任秘書以上主管議處;機密檔案由檔管單位協調調案單位、政風單位查明責任,簽報主任秘書以上主管同意後提交考績委員會議處。

十二、檔案借調期限以十四日為限,屆期如需繼續使用,應填具展期單洽請展期,並經單位主管或本機關權責長官核准,知會檔案管理單位後始得為之。

前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次,仍須使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調。每次展期天數不得超過借調期限。他機關借調檔案之展期時間,亦同;惟屬依法調用者,則依來函核准展延日期為限。借出檔案如有急用,檔案管理單位得隨時催還。

十三、機密檔案調閱,調案人應依規定填寫調案單,並經業務單位主管核准後送檔案管理單位辦理。但屬國家機密者(包含絕對機密、極機密、機密),除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。機密檔案借出時,應加外封套密封後,加蓋密封章,由調案人或調案單位指定人員至檔案管理單位簽收。但屬極機密以上之檔案者,應由調案人親自至檔案管理單位簽收,歸還時,亦同。

十四、機密檔案歸還時,應由調案人在機密檔案外封套上加蓋密封章或職名章密封,並加註歸還日期;檔案管理人員應於機密檔案歸還時,當場檢視內封套是否依規定密封,如未密封,應即通知調案人改善,並於調案紀錄註記之。

十五、檔案管理單位對調出之檔案逾借調期限未歸還者,每半個月應填具借檔催還單向調案人催還,除經同意展期外,不按規定辦理展期或經催還三次以上無正當理由仍不歸還者,應簽請機關權責長官處理,並經由檔案管理單位簽報主任秘書以上主管同意後提交考績委員會議處理。

十六、調案人離職或退休時,應將所借調檔案全部清查歸還,並應由其單位主管督導其清查歸還,如屬依法調用或機關借調尚未歸還者,應請檔案管理單位列印清冊列入職務移交事項,經移、接交人確認無誤蓋章後,一份送檔案管理單位登錄。

十七、有權調用本院檔案之機關(檢、調、法院等機關)調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調用期間,由本院調案單位填寫調案單或調案清冊向檔案管理單位調取函復,並副知檔案管理單位。但其他法規另有規定者,不在此限。

機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核准後辦理。

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