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行政院組織調整檔案移交問與答【檔案移交】

資料來源:國家發展委員會檔案管理局

Q1:行政院組織改造後,相關機關應如何辦理檔案移交?
Ans

因應行政院組織調整,行政院組織改造推動小組於10098日以組改字第1005360194號書函頒「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊(1008月修正版)」,各機關應配合整體組織改造推動時程,依該作業手冊規定辦理組織調整相關作業。
機關因整併、業務調整移撥、組織精簡、內部業務調整或改隸、改制、裁撤者,其檔案移交之作業及程序應依上開手冊第2章第7節「檔案移交」規定辦理。
閱覽上開「檔案移交」規定電子檔,請至國家發展委員會檔案管理局全球資訊網(http://www.archives.gov.tw)「機關服務」/「機關檔案管理」/「機關檔案管理制度」/「鑑定與清理」/「移交」-行政院及所屬各機關組織調整作業手冊第二章第七節檔案移交」項下查閱。


Q2:行政院組織改造後,2個或2個以上機關整併時,其檔案移交作業,應由何機關主政辦理?
Ans
 
原機關應依據檔案管理現況、組織調整類型、機關業務異動範圍及檔案庫房規劃等議題,與新機關籌備小組協商,確認檔案移交或接管權責歸屬,共同成立檔案移交工作小組,負責綜合規劃、協調、督導管控檔案移交作業之進行,並定期召開會議,依檔案移交或接管之權責,就檔案移交與接管對象、檔案移交範圍、方式、檔案實體置放地點、相關作業期程及分工等事項進行協調,作成書面紀錄。因此,2個或2個以上機關整併時,其檔案移交作業應共同協力完成。


Q3:行政院組織改造後,機關僅係組織精簡、內部調整,或改隸、改制者,須否辦理檔案移交?
Ans

1.
機關組織調整型態僅係組織精簡、內部調整,或改隸、改制為獨立機關或其他改制,且無業務移出及移入情形者,得免辦理檔案移交,檔案仍由原機關保管。惟配合業務調整,如有重新訂定或修正之檔案保存年限區分表者,應依規定程序送交檔案管理局審核。另,機關代碼有變更者,應辦理機關檔案管理資訊網所示新機關代碼登記及彙送帳號申請作業,清理該資訊網之原機關檔案目錄資料,並申請撤銷該資訊網原機關之彙送帳號。
2.
機關組織調整型態係改制為行政法人者,依據「行政法人法」第2條定義,行政法人為執行特定公共事務之公法人,其檔案管理作業事項,應依檔案法及相關子法規定辦理,如無其他業務調整移撥之情形,免辦理檔案移交。至如有內部業務調整者,仍需檢討檔案保存年限區分表修正之必要性及重新申請目錄彙送帳號等相關作業。


Q4:行政院組織調整後,裁撤機關之檔案應移由何機關管理?
Ans

機關裁撤業務無承接機關者,為維持原機關檔案全宗及完整性,管有之檔案原則由上級機關接管,必要時,檔案管理局得就具永久保存價值之檔案先行移轉。


Q5:移交檔案數量過多,無法一次辦理點交,應如何處理?
Ans

移交檔案數量龐大,無法一次辦理點交者,檔案移交機關得與接管機關協商,分次辦理點交。


Q6:檔案移交目錄有無規定格式,目錄數量龐大者,得否以電子目錄替代?又無法由機關檔案管理資訊系統產出以案卷為編製單元之檔案移交目錄,應如何處理?相關表格須至何處下載?
Ans

1. 
「機關檔案管理作業手冊」第18章移交及「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊」第2章第7節訂有檔案移交目錄參考格式(表2-7-12-7-3案件層級、案卷層級及案名清單),檔案移交及接管機關得視需要使用,或另定其他格式辦理,惟應以移交及接管雙方機關得點交確認為原則。另考量電子檔案長期保存機制尚待研議,為利後續稽憑,檔案移交目錄仍以紙本編製為宜。
2. 
機關檔案管理資訊系統無法產出以案卷為編製單元之檔案移交目錄者,建議請系統維護廠商協助處理,或列印案名清單,卷數部分,採人工註記方式。
3. 
有關檔案移交目錄參考格式電子檔,請至國家發展委員會檔案管理局全球資訊網(http://www.archives.gov.tw) 「機關服務」/「機關檔案管理」/「機關檔案管理制度」/「鑑定與清理」/「移交」-行政院及所屬各機關組織調整作業手冊第二章第七節檔案移交」項下載。


Q7:移交檔案裝箱應注意那些事項?檔案點交應逐件或逐卷清點,或可逐案點交呢?
Ans

檔案移交機關應將移交檔案整理齊全,檔案實體順序應與檔案移交目錄順序一致,並覈實清點後裝箱;至檔案係採逐件、逐卷或逐案點交,檔案移交機關及接管機關得協商決定,惟應以雙方機關得點交確認為原則。


Q8:移交檔案數量過多,無法一次匯出檔案移交目錄電子檔,應如何處理?
Ans

移交機關匯出移交檔案電子目錄時,為避免檔案目錄建檔軟體或機關檔案管理資訊系統無法一次轉出大量資料,機關得於匯出電子目錄前,先行檢視移交檔案範圍與數量,經由設定檔號等條件值方式,分批匯出移交檔案電子目錄。


Q9:新機關籌備小組檔案移交工作分組應辦理事項為何?
Ans

新機關籌備小組檔案移交工作分組,應確認檔案移交作業權責歸屬、修正檔案接管作業計畫至國家發展委員會檔案管理局備查、每季彙整幕僚機關及所屬機關檔案接管情況,並於國家發展委員會檔案管理局建置之管考系統填報工作執行進度。


Q10:行政院組織調整後,機關業務移撥地方機關或接管地方機關業務,相關檔案移交及接管作業應如何辦理?
Ans

因應行政院組織調整,機關業務移撥地方機關或接管地方機關業務部分,其檔案移交作業,請依「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊」第2章第7節「檔案移交」規定辦理移交作業,期程得視機關組織調整作業進度規劃。


Q11:檔案法施行前,檔案回溯編目採案卷層級方式建檔,同一案卷內,檔案需交予2個以上不同機關,所需作業時間及人力較多,是檔案移交作業期程可否延長?
Ans

1. 
「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊」第2章第7節「檔案移交」肆、權責事項一(二)規定,機關得視實際需要調整其檔案移交接管作業期程,惟仍應儘早完成檔案移交接管作業,以利新機關業務之運作。另,組織調整型態屬全部業務移撥及裁撤者,應於組織法規施行日前將檔案全數移交至接管機關。
2. 
同一案卷檔案須移交2個以上機關者,得與該接管機關協商擇一機關接管,餘接管機關得以複製品方式辦理移交。
3. 
機關於辦理檔案清查過程時,發現同一案卷檔案中包含執行不同業務所產生之檔案者,得視人力及作業期程因素,考量重新整理編案之必要性,俾利後續檔案移交作業。


Q12:紙本檔案掃描之影像檔是否應併同移交?
Ans

機關辦理檔案移交應以檔案原件為原則,至移交範圍之檔案,移交機關如有辦理數位掃描作業,其影像檔屬檔案複製品,得併同辦理移交,俾利檔案接管機關後續檢調作業,並避免重覆投注資源辦理檔案複製作業。


Q13:有關部分業務移撥他機關,其輔助單位產生之檔案得否免辦理移交? 
Ans

原機關部分業務移撥至他機關者,應就其業務移撥範圍之檔案,移交業務承接機關管理。至秘書、總務、人事、主計、政風、法制等輔助單位所產生之檔案,仍由原機關管理。惟與移撥業務相關之會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿等檔案,仍應辦理移交,倘確無法拆卷,為利檔案全宗及完整性,檔案移交機關得與檔案接管機關協商,以複製品方式辦理移交,或存放於檔案移交機關,接管機關有檢調需求時,再依規定向移交機關提出調案申請。


Q14:機關全部業務調整移撥至1個以上他機關者,請問管有檔案應如何區分並移交他機關管理?另,秘書、人事、主計、政風、法制等輔助單位所產生之檔案,應由何機關接管,如何協調?
Ans

機關應視其業務異動範圍,與相關業務承接機關確認檔案移交範圍,將業務移撥範圍之檔案,移由業務承接機關接管。至秘書、總務、人事、主計、政風、法制等輔助單位所產生之檔案,應與相關檔案接管機關協商,擇一適當機關接管。協商未獲共識者,原則由移撥人數最多之機關接管。


Q15:機關全部業務調整移撥至1個以上他機關時,其管有秘書、人事、主計、政風、法制等輔助單位所產生之檔案,經協調由某一業務承接機關接管,惟考量實務需求,是否可複製檔案,並將檔案複製品交予其他業務承接機關管理?是類複製品應如何管理?
Ans

有關秘書、總務、人事、主(會)計、政風、法制等輔助單位所產生之檔案,經與相關業務承接機關協商,擇一適當機關接管檔案原件後,考量實務需求,檔案移交機關得複製該批檔案,並將複製品交予其他業務承接機關;惟為審慎計,宜於檔案交接紀錄或相關函文中敘明,除檔案原件移交予檔案接管機關外,另有複製品交予其他業務承接機關。接管檔案複製品之機關如有檢調需求時,得依規定向接管檔案原件之機關提出調案申請。
針對是類複製品之管理,業務承接機關如基於後續使用需求,考量將其納入該機關檔案之一部分,並載入機關檔案管理資訊系統,則應依檔案法及相關子法規定辦理後續檢調、應用及銷毀等相關作業;如僅視為複製品,其相關之管理作業,則由業務承接機關本於權責逕予辦理。


Q16:新機關組織法規尚未施行前,檔案移交交接紀錄應如何用印?
Ans

檔案移交與接管機關完成檔案點交作業後,宜請檔案移交機關先於檔案移交交接紀錄用印,俟檔案接管機關組織法規施行且機關印信啟用後,再以新機關印信用印。


Q17:機關組織法規尚未立法通過,應如何規劃移交期程?
Ans

由於各新機關組織法規之立法時程尚具不確定性,本局業於「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊(1008月修正版)」第2章第7節「檔案移交」內容,修正機關檔案移交接管各作業期程之預定完成期限,採「組織法規施行日○○個月以前」之倒推方式規劃,以為因應。各機關得視新機關組織法案立法審議進度,適時重新檢討相關作業期程,並修正檔案移交作業計畫函報本局備查後,賡續辦理檔案移交接管作業。至於組織法案未施行前,仍請依規劃進度辦理檔案稽催歸檔、清查、修復、機密等級變更檢討及區分表修正等檔案移交前置作業。

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