Your browser does not support JavaScript!

 

 

:::
:::
首頁 > 檔案應用專區 > 問與答
行政院組織調整檔案移交問與答【檔案歸檔管理】

資料來源:國家發展委員會檔案管理局

Q1:檔案移交前尚未歸檔或於移交後至新機關組織法規施行日期間產生之檔案,如何因應辦理移交?
Ans:
1. 檔案移交前,檔案移交機關應查檢各業務承辦人員歸檔情形,對於辦畢而未依規定期限歸檔之案件應辦理稽催;如經核准延後歸檔而尚未歸檔之案件,應作成紀錄,併同列入移交。
2. 檔案接管機關應促請檔案移交機關,就移交前尚未歸檔之辦畢案件,賡續稽催歸檔後,再行辦理移交。
3. 檔案移交後至新機關組織法規施行日期間產生之檔案,移交機關檔案管理人員應將稽催歸檔之情形,列入交待事項,且接管雙方亦應協調移交日期,辦理檔案移交。接管機關辦理是批檔案立案編目作業時,應考量案情相關性,併入移交機關原檔案相關案名下管理。
4. 檔案移交前尚未辦畢或辦畢尚未歸檔之案件,應由業務承辦人員列入業務交代。


Q2:由會計單位自行保管之會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿等,應否列入檔案移交範圍?
Ans:
會計憑證、報告及帳簿等係屬檔案範疇,仍應辦理移交作業,惟因其性質、管理方式及使用與一般檔案不同,其移交作業得由機關內部協調,請會計單位或檔案管理單位辦理。


Q3:機關業務單位管有之公務紀錄,是否應列入檔案移交範圍?接管機關如有異議,應如何處理?另,檔案移交目錄有無一定格式?
Ans:
1. 「行政院及所屬各機關組織調整作業手冊」第2章第7節檔案移交參、作業原則第1點規定,因應組織調整需辦理檔案移交之機關,應確實辦理檔案清查,並將檔案管理單位及業務單位管理之各類公務紀錄,均列入移交範圍。
2. 涉屬移交範圍之公務紀錄,檔案移交機關業務單位應即辦理歸檔,歸檔前承辦單位應予整理,並註明其分類號及保存年限,送交檔案管理單位辦理歸檔;如該公務紀錄前有原案件或相關案件者,應註明其年度、分類號或文號等相關資訊,俾併原案件或相關案件管理。至檔案移交前辦畢尚未歸檔之案件,應由業務承辦人員列入業務交代。
3. 檔案移交之單元、方式及移交目錄格式,請檔案移交及接管機關共同研商訂定,惟應以雙方得點交確認為原則。
4. 另,檔案移交及接管機關應確認檔案移交接管範圍及方式,遇有爭議時,得提報檔案移交工作小組討論,俾利檔案移交及接管作業之進行。

將此文章推薦給親友
請輸入此驗證碼 : 9270
Voice Play