Your browser does not support JavaScript!

 

 

:::
:::
首頁 > 檔案應用專區 > 問與答
行政院組織調整檔案移交問與答【檔案整理與保管】
Q1:如何規劃檔案典藏處所?
Ans:
1. 有關檔案典藏處所之空間需求,請預就接收之檔案數量先行規劃,除爭取必要之辦公廳舍,並得就組織調整後之可得空間作整體應用,設置檔案庫房,其建置應依「檔案庫房設施基準」辦理。
2. 有關庫房之空間面積、區位條件、構造及設備等內涵及注意事項,以及建置程序與案例介紹等相關細節,請參考國家發展委員會檔案管理局出版品「檔案庫房設施建置Q&A」(民99年10月),本書可至「國家發展委員會檔案管理局全球資訊網『下載專區』-出版品項下」下載。
Q2:如何規劃檔案點交後整理方式?
Ans:
有關組織整併後檔案之整理保管方式,請依「機關檔案保管作業要點」辦理,其中組織整併前產生之檔案,接管機關以遵循檔案來源及原始順序原則進行保管,於庫房規劃專區存放所接管之檔案;至原檔案裝訂使用之封面或容具,無需重新換裝。
Q3:接管檔案電子目錄檔號之分類號前均增加代碼,以有所區別,惟相關紙本檔案檔號應否加註?目次表及卷背標籤應否抽換重製?
Ans:
檔案接管機關於接管檔案電子目錄檔號之分類號前增加代碼,係為與接管機關原管有檔案有所區別,以避免因檔號為系統之唯一識別鍵值而造成目錄覆蓋問題。至有關組織整併後檔案之整理保管方式,請依「機關檔案保管作業要點」辦理,其中組織整併前產生之檔案,接管機關以遵循檔案來源及原始順序原則進行保管,於庫房規劃專區存放所接管之檔案,故案卷之目次表及卷脊標籤等均無需抽換重製,惟為後續庫房管理及檔案查找之便利,接管機關宜於庫房內設置區位標示(例如:容具佐以顏色辨識、架櫃標示或繪製庫區配置示意圖)等相關識別資訊,以明確各批接管檔案與本機關檔案之存放位置,不致發生檔案錯置之情事。
Q4:因應行政院組織改造,機關須於檔案移交前辦理檔案清查,請問何謂「清查」?是否須逐件核對檔案?檔案數量多時,應如何處理?辦理清查過程中,發現檔案遺失如何究責及後續應如何處理?
Ans:
1. 依「機關檔案管理作業手冊」12.4.3規定,「清查」係指檔案管理人員依照檔案目錄,逐案或逐件核對管有檔案並檢查其保存狀況之過程。有關檔案清查是否須以案件為單元進行一節,各機關可評估待清查之檔案數量、作業時間與人力,逕予決定檔案清查單元。
2. 考量各機關檔案遺失原因與處理措施各異,是檔案管理局於「機關檔案保管作業要點」訂定原則性規範,即檔案如有遺失,機關應依該要點第17點規定,查明原因簽請權責長官處理,並採取適當補救措施,及於目錄資訊予以註記,俾後續查考。準此,各機關處理檔案遺失情形,仍應先查明遺失原因,復評估是否有可採行之補救措施,以為因應,至究責部分,係屬機關內部權責,允由各機關視檔案遺失情形,逕予卓處。
將此文章推薦給親友
請輸入此驗證碼 : 8530
Voice Play