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行政院組織調整檔案移交問與答【檔案保存年限】

資料來源:國家發展委員會檔案管理局

Q1:因應行政院組織改造,機關檔案保存年限區分表應於何時送交檔案管理局審核?檔案管理局未核定該區分表前,機關如何因應?
Ans:
1. 針對機關組織整併、原機關部分業務移撥至他機關或全部業務併入另一機關者,檔案移交或接管機關應依組織調整及業務移撥情形,重新訂定或修正檔案保存年限區分表(以下簡稱區分表),並於編製說明之「修正重點」,註明修正原因、機關組織職能異動情況及相關業務別增減項目,依規定程序送交國家發展委員會檔案管理局審核。
2. 對於組織精簡、內部業務調整、改制或改隸者,如有重新訂定或修正區分表者,應依規定程序送交檔案管理局審核。
3. 有關區分表送核作業時間,考量機關實務作業需求,國家發展委員會檔案管理局將視各機關業務調整規模、審復作業期程等因素,規劃排定各機關重新送核區分表之作業期程。
4. 檔案移交及接管機關,應依組織調整及業務移撥情形,重新訂定或修正檔案分類表及檔案保存年限區分表,檔案保存年限區分表應於機關組織法規正式施行日前1個月完成經機關權責長官核定之檔案保存年限區分表(暫行版),以供機關組織法正式施行後,判定檔案保存年限;機關得依組織正式運作情形,檢視修正機關檔案保存年限區分表,至遲須依國家發展委員會檔案管理局規劃期程辦理送審。前述期程由檔案管理局另函通知。


Q2:檔案保存年限區分表中新增「清理處置」項目,該項目內容如何決定?
Ans:
1.按機關檔案保存年限及銷毀辦法第5條規定,各機關應就主管業務,編訂檔案保存年限區分表,並依檔案法施行細則第10條規定程序,函送檔案管理局審核後實施。準此,前開區分表所列業務項目、保存年限及清理處置等項目之內容,由各機關完成編訂後依規定程序辦理送核作業。
2.為提升機關檔案清理成效,有關檔案保存年限區分表中「清理處置」之判定,請機關依上開辦法第2條及第3條規定,由機關檔案管理單位協同各業務單位,衡酌檔案性質及價值,據以區分為列為國家檔案、機關永久保存、依規定程序銷毀或屆期後鑑定等清理處置。


Q3:有關檔案接管作業計畫中,檔案整備期之工作項目「檢討或修正檔案保存年限區分表等機關檔案管理作業規定」與檔案接管期之工作項目「重新訂定或修正檔案保存年限區分表者,依規定程序報送國家發展委員會檔案管理局審核」,二者有何差異?
Ans:
1. 檔案保存年限區分表(以下簡稱區分表)是決定檔案存毀之依據,各機關組織調整作業完成,正式成立後,即應有適當之區分表,以為文書與檔案管理作業憑據,故各機關於組織調整過程中,應依據業務調整情形,預為規劃未來區分表內容,始能符合機關成立後所需。
2. 有關檔案接管計畫之檔案整備期工作項目「檢討或修正檔案保存年限區分表等機關管理作業規定」,即提醒各機關針對機關內部訂定之檔案管理相關作業規定檢討修正應預為準備,其中包含區分表修訂作業。至檔案接管期階段,各機關對於業務調整內容已較為明確,即可著手進行區分表編(修)製作業,並於機關組織法規正式施行日前1個月,完成陳報機關權責長官核定,以供機關組織法正式施行後,判定檔案保存年限。另,機關於組織法正式施行後,得依業務正式運作情形,檢視修正機關檔案保存年限區分表,至遲須依國家發展委員會檔案管理局規劃期程辦理送審。前述期程由檔案管理局另函通知。

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