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行政院組織調整檔案移交問與答【檔案目錄彙送及檔案應用】

資料來源:國家發展委員會檔案管理局

Q1:檔案移交機關之全部業務移撥至同一接管機關者,檔案移交機關及接管機關應如何辦理檔案目錄彙送作業?
Ans:
1. 檔案移交機關
(1) 移交檔案已完成編目建檔者,應於檔案管理資訊系統中註記移交日期及接管機關等相關訊息後,轉出移交檔案目錄電子檔,交予檔案接管機關。
(2) 若檔案移交機關之檔案目錄已彙送至本局者,應將完成移交註記之檔案,依規定格式轉出檔案目錄電子檔,至遲須於組織法規施行日2個月以前重新彙送至本局進行目錄更新。
2. 檔案接管機關
(1) 接管之檔案電子目錄及數位內容,應轉入檔案管理資訊系統,惟轉入時應確認檔號是否重覆,以避免檔案產生覆蓋之情事。
(2) 於接管之檔案電子目錄附註項「檔案徵集註」及「典藏歷史註」欄位,分別著錄檔案取得方式為「移交」、檔案移交機關及其管有時間,至遲於組織法規施行日後6個月內重新辦理檔案目錄彙送作業。
3. 為彈性辦理移交及接管檔案目錄彙送作業,相關作業亦可循以下程序辦理:
(1) 檔案接管機關取得新機關代碼後,應辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業,並於組織法規施行日2個月以前函知本局(由檔案接管機關函知本局),擇一將接管機關或移交機關(指全部業務移撥至該接管機關者)原代碼下之所有目錄彙送資料,轉換至檔案接管機關新代碼下。
(2) 俟本局完成上開機關代碼轉換作業並函復後,檔案接管機關至遲應於組織法規施行日後6個月內完成其他機關檔案目錄彙送作業,並於彙送完竣後,函知本局刪除已彙送公布之其他機關檔案目錄資料;該函應載明刪除目錄之原因及機關代碼,俾憑刪除存在於機關檔案目錄查詢網(NEAR)之該機關代碼下之所有原目錄彙送資料。


Q2:檔案移交機關之全部業務分別移撥至二個以上機關者,可否函請本局移除移交機關存於NEAR之全部目錄彙送資料,而毋需辦理移交檔案目錄彙送作業?
Ans:
1.  檔案移交機關之全部業務分別移撥至二個以上機關者,可於完成所有檔案點交作業後,函請本局免予辦理移交檔案目錄彙送,本局將於其所有接管機關均已完成接管檔案目錄彙送後,以移交機關代碼為主體,協助刪除其存在於NEAR之全部目錄彙送資料。
2.  舉例而言,檔案移交機關A之全部業務分別移撥至檔案接管機關B、C、D,可於完成所有檔案點交作業後,函請本局免予辦理移交檔案目錄彙送,本局將於其所有接管機關B、C、D均已完成接管檔案目錄彙送後,以移交機關A機關代碼為主體,協助刪除其存在於NEAR之全部目錄彙送資料。


Q3:行政院組織改造後,屬組織整併者,檔案移交機關及接管機關應如何辦理檔案目錄彙送作業?
Ans:
1. 檔案移交機關
(1) 移交檔案已完成編目建檔者,應於檔案管理資訊系統中註記移交日期及接管機關等相關訊息後,轉出移交檔案目錄電子檔,交予檔案接管機關。
(2) 若檔案移交機關之檔案目錄已彙送至本局者,應將完成移交註記之檔案,依規定格式轉出檔案目錄電子檔,彙送至本局進行目錄更新。惟檔案移交機關亦可與檔案接管機關協調後免辦理移交檔案目錄彙送,逕由檔案接管機關依以下3之程序辦理。
2. 檔案接管機關
(1) 接管之檔案電子目錄及數位內容,應轉入檔案管理資訊系統,惟轉入時應確認檔號是否重覆,以避免檔案產生覆蓋之情事。
(2) 於接管之檔案電子目錄附註項「檔案徵集註」及「典藏歷史註」欄位,分別著錄檔案取得方式為「移交」、檔案移交機關及其管有時間,至遲於組織法規施行日後6個月內重新辦理檔案目錄彙送作業。
3. 為彈性辦理移交及接管檔案目錄彙送作業,相關作業亦可循以下程序辦理:
(1) 檔案接管機關於取得新機關代碼後,應辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業,並於組織法規施行日2個月以前擇一移交機關函知本局將該移交機關原代碼下之所有目錄彙送資料,轉換至檔案接管機關新代碼下。
(2) 俟本局完成上開機關代碼轉換作業並函復後,檔案接管機關至遲應於組織法規施行日後6個月內完成其他機關之接管檔案目錄彙送作業,並函知本局刪除已彙送公布之其他移交機關檔案目錄資料;該函應載明刪除目錄之原因及機關代碼,俾憑刪除存在於NEAR之該機關代碼下之所有原目錄彙送資料。


Q4:行政院組織改造後,屬組織精簡、內部業務調整或改隸、改制者,機關如何辦理檔案目錄彙送作業?
Ans:
1. 屬組織精簡、內部業務調整或改隸、改制為獨立機關或其他改制,且無業務移出及移入情形者,免辦理檔案目錄彙送。
2. 惟機關代碼有變更者,請於組織法規施行日2個月以前函知本局,辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業,本局即將原機關檔案目錄彙送資料,轉換至新機關代碼下。


Q5:行政院組織改造後,配合行政院人事行政局重新核發新機關代碼,而無涉檔案移交者,機關如何辦理後續相關作業?
Ans:
機關可於組織法規施行日2個月以前函知本局,辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業,本局即將原機關檔案目錄彙送資料,轉換至新機關代碼下。


Q6:機關僅有部分業務移出,是否可於完成辦理移交檔案目錄註記及彙送後,函請檔案管理局協助將原機關代碼下之檔案目錄,轉換至新機關代碼下?
Ans:
1.  為簡化機關辦理目錄彙送作業,機關如僅有部分業務移出,應將該等已完成移交註記之部分檔案,依規定格式轉出檔案目錄電子檔,重新彙送至本局進行目錄更新。
2.  俟機關取得新機關代碼,完成辦理機關檔案管理資訊網新機關代碼登記及彙送帳號申請作業後,機關可於組織法規施行日2個月以前函知本局,將原代碼下之所有目錄彙送資料,轉換至新機關代碼下。
3. 舉例而言,法務部原矯正司及政風司全部業務與保護司有關犯罪研究業務移出,該部可於完成上開移交檔案目錄彙送後,於組織法規施行日2個月以前函知本局,將法務部原代碼下之所有目錄彙送資料,轉換至新機關代碼下。


Q7:檔案移交機關於96年7月以前,以案件層級辦理檔案目錄彙送者,檔案接管機關於接管該等檔案時,是否需改以案卷層級辦理目錄彙送?
Ans:
檔案接管機關接管移交機關於96年7月以前,以案件層級辦理檔案目錄彙送者,得逕以案件層級辦理接管檔案目錄彙送;如移交機關原已補編案卷層級目錄者,亦得以案卷層級辦理接管檔案目錄彙送。


Q8:考量移交檔案數量龐大,如檔案移交機關採分次點交予接管機關之方式辦理,則於檔案點交期間,民眾申請檔案應用時,應由檔案移交機關或接管機關受理民眾之應用申請作業?
Ans:
機關因改組或業務移撥他機關,其有關檔案應用併同移交。如新機關組織法規尚未施行前,機關業務即未完成移撥,故於檔案點交期間,其檔案應用申請作業,仍應由原管有機關(檔案移交機關)辦理為宜。

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