Your browser does not support JavaScript!

 

 

:::
:::
首頁 > 檔案應用專區 > 問與答
行政院組織調整檔案移交問與答【檔案資訊作業】

資料來源:國家發展委員會檔案管理局

Q1:檔案移交機關應如何產出移交電子媒體封裝檔?

Ans:
1. 機關檔案管理資訊系統已提供產出移交電子媒體封裝檔功能:
 (1)依「文書及檔案管理電腦化作業規範」附錄2之電子檔案封裝檔格式進行電子檔案詮釋資料封裝作業,並依規定格式附加機關憑證,產出移交電子媒體封裝檔(包含目錄詮釋資料及影像檔案),送交接管機關;惟如考量檔案管理系統資料之整合需求,得採移交機關與接管機關雙方議定之格式及命名原則辦理。
(2)由檔案管理資訊系統或檔案管理局提供之技術鑑定工具,批次檢測移交電子媒體封裝檔,以確保電子檔案格式等資料之正確性。
2. 機關檔案管理資訊系統未提供轉出電子媒體封裝檔功能:
(1)於檔案管理資訊系統轉出符合「文書及檔案管理電腦化作業規範」附錄2之檔案目錄彙送格式或舊版本之案卷及案件層級電子檔案目錄(即指詮釋資料),以檔案管理局提供之移轉(交)封裝工具,將待移交之影像檔案(須放置於特定目錄,且其檔案命名規則須與文號或檔號可互相關聯)與詮釋資料併同封裝,並依規定格式附加機關憑證,產出移交電子媒體封裝檔,送交接管機關;惟如考量檔案管理系統資料之整合需求,得採移交機關與接管機關雙方議定之格式及命名原則辦理。
(2)由檔案管理局提供之技術鑑定工具,批次檢測移交電子媒體封裝檔,以確保電子檔案格式等資料之正確性。
    檔案管理局開發之電子檔案移轉(交)封裝及技術鑑定(含檢測與瀏覽功能)工具,已驗測完成,並放置於檔案管理局全球資訊網下載專區項下供各機關使用。


Q2:檔案接管機關應如何接收移交電子媒體封裝檔?
Ans:
1. 由系統或檔案管理局提供之技術鑑定工具,批次檢測移交電子媒體封裝檔,以確保電子檔案格式等資料之正確性。
2. 由檔案管理資訊系統將機關交付之電子媒體封裝檔,批次匯入檔案管理資訊系統,或匯入特定目錄以電子檔案檢測與瀏覽工具查詢。


Q3:公文檔案管理系統有無必要重新建置?建置或修正系統應有的考量重點為何?
Ans:
1. 原則上宜先考量採用檔案移交機關或檔案接管機關之現行系統,俾節省系統及資料重新轉置之成本;惟如現行系統功能均無法符合需求或已無擴充彈性時,亦可考量採用上級機關授權使用之公文檔案管理系統。
2. 如須建置或修正系統時,以總經費最少、總時程最少、總改變最少者優先考量,考量使用人數、系統操作介面、使用者習慣等因素,並評估組織改造後新組織之系統功能、容量、效能等需求,朝文檔合一方向規劃,整併公文與檔案管理系統相關功能,選定適合之公文檔案管理系統,且其系統功能應符合「文書處理手冊」、「文書流程管理作業規範」及「文書及檔案管理電腦化作業規範」等要求。
3. 建置或修正系統時,應注意將移交機關與接管機關的檔案相關資料完整匯入(包括分類表、保存年限區分表、目錄、影像檔案及案件與案卷相關資料等),並應注意不同之檔案分類表及檔號資料應明確區分並批次修正,以避免發生資料覆蓋情形。


Q4:如何辦理公文及檔案管理資訊系統驗證申請作業?
Ans:
因應「文書及檔案管理電腦化作業規範」函頒修訂以及「機關電子檔案管理作業要點」、「機關檔案管理資訊化作業要點」停止適用,本局於100年7月1日起受理各機關申請公文及檔案管理資訊系統驗證,機關可依需求提出驗證申請,以確認擇選之系統是否符合公文及檔案法規相關規定,相關申請作業請至公文及檔案管理資訊系統驗證網查詢(網址:http://archives.cisanet.org.tw/)。


Q5:為辦理接管檔案電子目錄轉入系統作業,是否得於接管機關資料庫另設專區存放上開電子目錄,俾與原機關資料有所區隔?
Ans:
檔案接管機關在接收檔案電子目錄時,得視檔案管理資訊系統作業環境與時程,自行審酌該目錄資料存放方式及位置;惟為利日後檔案管理應用,檔案目錄仍以集中存放為宜;如未能集中,系統亦應提供整合查詢及銷毀、移轉(交)註記等功能。


Q6:檔案移交電子目錄應採何種格式?應包含哪些內容欄位?是否應匯入檔案接管機關之檔案管理資訊系統?
Ans:
檔案移交電子目錄轉出匯入格式及內容欄位,因涉及檔案移交及接管機關之檔案管理資訊系統及其資料結構,宜由雙方評估轉出資料內容完整性、系統相容性及匯入資料可用性後,商議適切之格式後辦理。檔案接管機關得視其系統作業環境與轉換時程,自行審酌該目錄資料存放方式及位置;惟為利日後檔案管理應用,檔案目錄仍以集中存放為宜;如未能集中,系統亦應提供整合查詢及銷毀、移轉(交)註記等功能。


Q7:紙本檔案掃描成影像檔併同辦理移交時,該影像電子檔案應採用何種方式辦理移交? 
Ans:
為確認移交電子檔案、掃描影像檔及儲存媒體之數量、內容真實性、完整性及可用性,建請移交機關進行封裝處理,或由雙方議定移交之確認方式,並考量檔案管理資訊系統資料整合之需求,決定格式、命名原則與電子儲存媒體。


Q8:國家發展委員會檔案管理局是否提供電子檔案封裝工具?
Ans:
國家發展委員會檔案管理局提供之電子檔案清理工具,可將電子檔案(含附件)與詮釋資料併同封裝,並以機關憑證加簽,產出移交電子媒體封裝檔,並具有封裝檔瀏覽功能。該工具放置於國家發展委員會檔案管理局全球資訊網下載專區項下,供各機關免費下載使用。

將此文章推薦給親友
請輸入此驗證碼 : 5666
Voice Play